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Zeitmanagement: Setzen Sie Prioritäten

Agrar News
14.03.2014

Serie: Büroorganisation im landwirtschaftlichen Betrieb

Das E-Mail-Programm blinkt mit neuen Eingangsmails, die gelben Etiketten kleben an Computer und Telefon und die Frist für den Agrarantrag läuft ab? Setzen Sie Prioritäten:

  • Überprüfen Sie Ihre Routinearbeiten: Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und lagern Sie Dinge aus, die andere für Sie schneller oder günstiger erledigen können wie zum Beispiel Teile der Buchführung durch den Steuerberater, Bestandsmeldungen bei der Viehbestandserfassung durch eine Büroaushilfe oder die Büroreinigung durch eine Reinigungskraft.
  • Vier Augen sehen mehr als zwei: Arbeiten Sie, wo es möglich ist, im Team. Teilen Sie sich die Arbeit auf und sehen Sie gegenseitig wichtige Unterlagen durch.
  • Aufschieberitis ade und erreichbare Ziele in kleinen Einheiten stecken: Teilen Sie sich Ihre Arbeit in machbare Portionen ein. Führen Sie diese zu Ende und haken Sie sie dann auf einer Liste ab.
  • Arbeiten Sie mit Kalender, egal ob auf Papier oder im PC: Verwalten Sie Ihre privaten und beruflichen Termine und halten Sie diese ein. Lassen Sie dabei genügend Pufferzeiten und Zeit für Unvorhergesehenes.
  • Zeitdieben auf der Spur: Disziplinieren Sie sich beim Surfen, Ihrer Zeit in sozialen Netzwerken, Twittern oder beim „kurzen“ Film auf You-Tube, der gerade aufs Smartphone geschickt wurde.
  • Legen Sie sich mehrere E-Mail-Adressen zu, eine für geschäftliche Belange, eine für private „wichtige“ Belange und eine für Newsletter, eBay, Facebook und Co. Legen Sie wirksame SPAM-Filter an und antworten Sie niemals auf SPAM-Mails.
  • Üben Sie sich darin, „Nein“ zu sagen, wenn Anfragen von außen kommen und Sie eine Aufgabe fertig kriegen wollen.
  • Setzen Sie sich bei Arbeitsbesprechungen wie Mitarbeiter- oder Lieferantengesprächen ein Zeitlimit und eine Zielachse.
  • Halten Sie die Telefonnummern wichtiger Geschäftspartner immer griffbereit. Legen Sie sich Checklisten und Formulare für wiederkehrende Arbeiten und Aktivitäten wie Gesprächsnotizen, Aufgaben- und Prioritätenlisten an – und nutzen Sie diese.
  • Das Wichtigste an der Arbeit sind die Pausen! Machen Sie regelmäßig eine Pause und bewegen Sie sich zwischendurch oder trinken Sie eine Tasse Tee. Belohnen Sie sich nach getaner Arbeit, das motiviert für weitere Aktionen.

Angelika Sontheimer

Im nächsten Beitrag lesen Sie Wissenswertes zum Thema „Telefonate gut vorbereiten“.

Weitere Informationen: AID-Heft Büromanagement im landwirtschaftlichen Unternehmen.

 

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