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Telefonate gut vorbereiten

Agrar News
18.03.2014

Serie: Büroorganisation im landwirtschaftlichen Betrieb

Sie haben ein wichtiges Telefonat mit einer Behörde, einem Kunden, Lieferanten oder der Presse vor sich? So bereiten Sie sich vor:

Ruhe schaffen: Nehmen sie sich die Zeit fest vor. Sorgen Sie dafür, dass sie nicht von Mitarbeitern, Familienangehörigen oder Vertretern unterbrochen werden.

  • Haben Sie alle notwendigen Unterlagen bereit? Block, Stift, Diktiergerät, Computerprogramm geöffnet, Kundennummer und Zugangsdaten parat?
  • Wer ist der Ansprechpartner? Wie ist seine Durchwahl? Wann können Sie ihn oder sie am besten erreichen? Gegebenenfalls vereinbaren Sie einen neuen Telefontermin, wenn der Ansprechpartner sich vorbereiten muss oder keine Zeit hat.
  • Welche Fragen möchten Sie klären? Fixieren Sie diese vorher schriftlich in einem Telefonleitfaden. Es ist sehr ärgerlich, wenn man nach dem Telefonat feststellt, man hat wichtige Punkte nicht angesprochen.
  • Denken Sie sich in Ihr Gegenüber ein: Welche Einwände, Fragen, Bedenken oder Anforderungen wird er/sie bringen? Wie ist seine Motivation, risikobereit oder eher auf Sicherheit bedacht, kostenbewusst, gewinnmaximierend oder kompromissbereit? Fachfremd oder vom Fach? Sammeln Sie Antworten hierauf und wappnen Sie sich für seine Argumente.
  • Lächeln Sie am Telefon. Bleiben Sie freundlich, sachlich und verbindlich. Knüpfen Sie an vorhergegangene Geschäftsbeziehungen und Verträge an. Betonen Sie Gemeinsamkeiten, bieten Sie Lösungen an.
  • Nach dem Telefonat ist vor dem nächsten Telefonat: Fassen Sie schriftlich das Ergebnis des Gesprächs zusammen und teilen Sie es dem Gegenüber mit. Bedanken Sie sich für das Gespräch und vereinbaren Sie möglicherweise das nächste Telefonat.
     

Angelika Sontheimer

 

Weitere Informationen: AID-Heft Büromanagement im landwirtschaftlichen Unternehmen

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