Papierwust, E-Mail-Flut und Telefonlawine

Serie: Büroorganisation im landwirtschaftlichen Betrieb

Im eigenen Agrar-Büro wird richtig Geld verdient: Anträge gestellt, Verkäufe und Kontrakte abgeschlossen oder Dokumentationen erledigt. Aufgaben müssen effizient abgearbeitet werden.

In unserer Serie „Büroorganisation im landwirtschaftlichen Betrieb“ geben wir Tipps für eine gute Büroorganisation.

Arbeitsumfeld und Ordnung im Büro

Auf dem Schreibtisch stapeln sich Zeitschriften-Türme, der Posteingang quillt über und Sie suchen eine Rechnung, die diese Woche noch beglichen werden muss. Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Büro:

• Machen Sie sich das Arbeiten schön

Das Büro muss hell und in für Sie angenehmen Farben gestaltet sein. Fensterschmuck, Blumen, ein Präsent von Geschäftspartnern oder ein Bild von Menschen, die Ihnen wichtig sind, machen es persönlich und erleichtern das Arbeiten.

• Ergonomie am Arbeitsplatz

Ob Sie lieber im Sitzen oder im Stehen arbeiten – schaffen Sie sich einen guten Bürostuhl oder ein Stehpult an. Auch die ergonomische Tastatur oder die EDV-Arbeitsbrille sowie ein ausreichend großer Bildschirm gehören zur Grundausstattung eines Büros, in dem mehr als eine Stunde am Tag gearbeitet wird.

• Halten Sie ihre „Werkzeuge“ in Ordnung und vorrätig

Angefangen von spitzen Bleistiften und dem dazugehörigen Spitzer, über Büromaterialien wie Druckerpatronen und Toner bis hin zu aktueller Computersoftware wie Anti-Virenprogramm und Firewall.

• Erhöhen Sie Ihre Motivation

Nehmen Sie sich Arbeiten vor, bei denen viel erreicht wird. Bearbeiten Sie beispielsweise einen Antrag oder eine Rechnung mit einer großen Zahlung. Erledigen Sie die Ablage von Zeitschriften nach Alphabet, bei der der Stapel schnell weg und der Schreibtisch hinterher leer ist. Formulieren Sie eine Sammel-E-Mail, mit der man viele Kunden gleichzeitig informiert.

• Erledigen Sie Dinge „nebenbei“

Sie wollen für heute Schluss machen? Bringen Sie gleich den Papierkorb weg. Sie müssen zur Tür, weil es klingelt? Nehmen Sie gleich die Post von heute mit.

• Archivieren Sie nach erprobter Büroorganisation

Bücher brauchen ein Regal, ordnen Sie gegebenenfalls nach Sachgebieten. Kataloge, Jahresbücher, größere Prospekte oder Unternehmensbroschüren gehören in Stehsammler zum schnellen Hineingreifen. Für USB-Sticks, Visitenkarten oder CDs gibt es praktische Boxen.

• Gebrauchsanweisungen von Maschinen und Geräten

oder eine Händlergarantie sollen im Bedarfsfalle schnell zur Hand sein. Wenn sie nicht in herkömmliche Sichthüllen passen oder sich lochen lassen, kann man sie auch mit selbstklebenden Lochstreifen zum Abheften versehen.

• Aufträge, zu beantwortende Briefe

und noch in der Arbeit befindlicher Schriftverkehr gehören in Sichthüllen. Eine Lose-Blattsammlung eignet sich gut zur Archivierung in einem Hängeregister

• Ordner und Formulare

legen Sie nach dem am besten für Sie geeigneten System an, zum Beispiel nach Kunden, alphabetisch sortiert oder nach Sachgebieten wie Agrarförderung, Qualitätssicherung und Dokumentation sowie Weiterbildung und Beratung. Vorgänge, die zu zwei Sachgebieten gehören, eventuell in Kopie mit Vermerk aufs Original ablegen.

• Alles hat seinem Platz

Briefkuverts im Schrank oben rechts, Kontoauszüge in der Schublade und Druckerpapier unten links. Legen Sie jede Sache nach Gebrauch gleich wieder an ihren Ort zurück. Behalten Sie das einmal angelegte Ordnungssystem bei – zumindest solange, bis Sie wieder großen Büroputz machen.

Angelika Sontheimer

Im nächsten Beitrag lesen Sie Wissenswertes zum Thema Zeitmanagement.

Weitere Informationen: AID-Heft Büromanagement im landwirtschaftlichen Unternehmen

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